Archivi notarili, una consultazione “per migliorare”

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Parte oggi l’attività di rilevazione dell’Ufficio Centrale degli Archivi Notarili, per conoscere il livello di soddisfazione e gradimento dell’utenza sui servizi offerti. Come si articoli l’attività degli archivi notarili, in cosa consista l’indagine e quale ne sia lo scopo, ce lo spiega Renato Romano, direttore generale dell’ufficio e ideatore della consultazione.

“L’amministrazione degli archivi notarili è la più piccola delle articolazioni del Ministero della Giustizia. E’ connotata da una propria peculiare autonomia, sotto la vigilanza e il controllo esercitati dal Capo del dipartimento degli affari di giustizia. Un’amministrazione, quindi, di ridotte dimensioni – 520 addetti in tutta Italia –  ma che non ha mai fatto mancare un sinergico contributo al Ministero di cui è parte anche nello sviluppo di progetti innovativi”.

Direttore, come si compongono e quali sono le funzioni degli archivi notarili?
“L’intera articolazione consta di un Ufficio centrale, di 91 archivi notarili distrettuali, più 16 archivi sussidiari. Le cui funzioni sono molteplici. Le due principali, che corrispondono alla missione istituzionale dell’amministrazione, sono l’ispezione periodica degli atti di tutti i notai d’Italia e la loro custodia. La prima è un’attività molto delicata e qualificata perché sono i conservatori a verificare che gli atti, consegnati ogni due anni dai notai presso l’archivio competente, corrispondano agli schemi di legge. Si tratta di una funzione rilevante, che in definitiva concorre anche a deflazionare il contenzioso civile. Infatti, meglio sono regolati i rapporti tra i cittadini, meno contenziosi si sviluppano. La seconda, poi, riguarda la custodia, per 100 anni, degli atti dei notai cessati dal servizio. E l’esercizio, relativamente agli stessi, delle funzioni notarili. Per farle un esempio, se viene depositato un testamento presso lo studio di un notaio che poi va in pensione, gli eredi si recheranno presso l’archivio notarile in cui quell’atto è custodito. È il conservatore, a quel punto, che svolge, pubblicando il testamento, la funzione del notaio che nel frattempo è cessato dal servizio”.

Come è perché è nata l’esigenza di sottoporsi a una valutazione degli utenti?
“Gli archivi notarili hanno un forte rapporto con l’utenza. La maggioranza dei cittadini, almeno una volta nella vita, si reca presso uno studio notarile e/o presso un archivio notarile. Conoscere il livello di gradimento di tutti coloro che usufruiscono dei nostri servizi è, oltre che doveroso, il punto di partenza per elevare la qualità del servizio. Mi piace ricordare che tutto il lavoro è autoprodotto, compresa la veste grafica delle schede d’indagine. I contenuti sono stati elaborati con il contributo di alcuni conservatori della nostra amministrazione e ci siamo avvalsi del consiglio metodologico, assicurato a titolo gratuito, di Roberto Alfieri, consulente di formazione e organizzazione che ha più volte collaborato con il ministero”.

Con quali modalità verrà svolta la rilevazione?
“Si tratta di un’attività sperimentale che comporta la distribuzione di una scheda cartacea destinata a tutti gli utenti e reperibile presso i 25 archivi notarili selezionati, sui 91 distrettuali esistenti. La selezione è avvenuta in base alla disponibilità dei rispettivi responsabili e sono state prese in considerazione realtà diverse, dalle grandi sovrintendenze di Milano, Roma e Napoli ad archivi più piccoli, come Pisa, Reggio Emilia o Verbania. La scheda approfondisce tutti gli aspetti che compongono la catena di erogazione del servizio: dall’adeguatezza degli orari di apertura al pubblico ai tempi di attesa, dalla competenza e disponibilità degli addetti all’accoglienza e funzionalità della sede.  Nel modulo è previsto anche un campo aperto a proposte e suggerimenti migliorativi. Inoltre, abbiamo previsto un questionario un po’ più articolato, destinato a un campione rappresentativo di notai. Degli oltre 5mila presenti in Italia, infatti, ne abbiamo selezionati duecentocinquanta in base alla composizione di genere della categoria, alla distribuzione territoriale, alle dimensioni della città ove viene esercitata la professione e alla dimensione finanziaria/repertoriale dello studio. I dati che raccoglieremo tramite questi canali, verranno incrociati con quelli risultanti dalle interviste che personalmente sto conducendo durante le visite ai diversi archivi distribuiti sul territorio. Finora ne ho visitati 76. Durante questi incontri, oltre che con il personale, mi confronto con il Presidente dei notai e con una delegazione del consiglio per conoscere lo stato dell’attività professionale e soprattutto l’andamento del servizio. È stato anche previsto un numero di interviste destinate a un gruppo più contenuto di professionisti: ingegneri, avvocati, architetti e geometri”.

Che tempi prevede per la raccolta dei dati?
“La scheda cartacea sarà a disposizione degli utenti da oggi per 30 giorni. Dopo di che si procederà al ritiro e all’elaborazione dei dati. Il recupero delle schede somministrate ai notai selezionati avverrà via mail e si concluderà il 1° marzo. Personalmente, completerò entro due mesi le visite di tutti i 91 archivi distrettuali. A quel punto avremo a disposizione tutti le informazioni necessarie”.

A cosa serviranno, nello specifico, i dati raccolti? Verranno pubblicati?
“Le informazioni ci restituiranno la percezione che l’utenza ha del nostro servizio e, quindi, ci permetteranno di riassorbire le criticità e sviluppare le aree di miglioramento. Diverranno anche occasione di discussione all’interno dell’amministrazione degli archivi notarili e di analisi organizzativa, per ridefinire al meglio l’impegno a corrispondere alla nostra missione istituzionale. Una volta che i dati saranno assemblati ed elaborati, l’esito sarà pubblicato sul portale Intranet dell’Amministrazione, comunicato ai vertici ministeriali e, naturalmente, messo a disposizione di gNews”.

Quanto è importante oggi lo scambio tra la Pubblica amministrazione e i cittadini?
“È essenziale. Noi abbiamo molto da dare a questo Paese, ai cittadini, alle imprese e alle famiglie e abbiamo anche tanto da ricevere in termini di feedback. In passato abbiamo avuto troppo a lungo delle Pubbliche amministrazioni autocentrate, convinte di bastare a se stesse. Al contrario, questo apporto di conoscenza, di punti di vista, di suggerimenti e di valutazioni è fondamentale per rendere un servizio migliore. Il miglioramento non si consegue una volta per tutte, ma è un processo che bisogna innescare e portare avanti sempre. Personalmente sono persuaso che le pubbliche amministrazioni – e il Ministero della Giustizia forse più di altre – siano un giacimento di competenze, di talenti. Lo sforzo di chi ha responsabilità di dirigere, deve essere quello di farli emergere, valorizzarli e porli al servizio dei cittadini”.